Кросс-функциональное взаимодействие, работа с партнерами и планирование совместной работы.Цели программы: достижение понимания, изменение установок и выработка практических навыков по следующим темам:
- Кросс-функциональное взаимодействие
- Работа с партнерами
- Работа в команде
Основные послания:
- Кросс-функциональное взаимодействие– когда общие цели важнее личных, или в одиночку целей не добиться
- ищите общность интересов и решение, ориентированное на сотрудничество, а не противопоставляйте позиции
- эффективное кросс-функциональное взаимодействие– залог общего и вашего индивидуального успеха. Нельзя оставлять проблему без решения. Нельзя перекладывать проблему и бросать ее
- Берем проблему в собственные руки и управляем процессом ее разрешения
- Берем ответственность за взятые обязательства
- Если я выполняю свои обязательства, то и мои партнеры это будут делать. Если я не могу их выполнить, я информирую партнеров и передоговариваюсь
Блок 1. Введение. кросс-функциональное взаимодействие: его значение и значимость. Важность достижения общей цели, достижения договоренностей и слаженной работы.
- Постановка задач обучения. Что такое кросс-функциональное взаимодействие
- Разогрев. Упражнение «Где находится Север?»
- Упражнение «Переправа»
- Резюмирование о том, что такое кросс-функциональное взаимодействие, его правила и принципы, на основании опыта, полученного группой в упражнениях
В результате:
- Понимание, что такое кросс-функциональное взаимодействие и какова его суть – общие цели важнее индивидуальных.
- Изменение установок: Хотя на первый взгляд работа с партнерами выглядит как конкуренция (мои цели важнее целей других), единственное общее решение лежит в области достижения общей цели и нахождения общих интересов
Блок 2 . Понимание общей структуры взаимодействия в достижении общей цели. Участники кросс-функционального взаимодействия. Изучение проблемного поля
- Упражнение «Helicopter View –мы и наше окружение»
- Расширяем картину – обзор всех участников кросс-функционального взаимодействия. Обучаемые записывают на листах А4 всех участников взаимодействия из внешней среды и названия внутренних подразделений
- Участники совместно раскладывают листы на полу в 4 зонах относительно подготовленных линий (внешняя среда, внутренняя среда с делением на подразделения). Участники располагают игроков по степени близости между собой и в отношении других секторов
- Участники делятся на 4 подгруппы и каждая подгруппа получает ¼ часть из общего списка участников взаимодействия. Каждая подгруппа прописывает, зачем нужен тот или иной участник трансверсального взаимодействия, обозначенный в предыдущей части упражнения
- Роли поровну распределяются внутри подгруппы. Участники по очереди становятся на листы с ролями и проговаривают «Я вам нужен для того, чтобы…»
- Участники перегруппируются по зонам, в которых работают. Всем подгруппам даются post-it 2х цветов. Участники пишут текущие кросс-функциональные проблемы на листочках – каждую на отдельном. Цвета символизируют степень решаемости проблемы своими усилиями, с участием коллег, без вовлечения руководства
- Каждая подгруппа зачитывает и клеит свои листочки на поле взаимодействия, схематически обозначенное на флипчарте. Выявляются зоны наибольшего количества проблем в трансверсальном взаимодействии. Полученная «картина» обсуждается в общей группе: где больше всего трансверсальных проблем, насколько они решаемы на месте, самими участниками взаимодействия, также выделяются системные проблемы, которые «паркуются» на отдельном листе (системные проблемы не обсуждаются на тренинге, это тема другого обучения). Создается список текущих кросс-функциональных проблем
- Иллюстрация ситуации, когда все проблемы не решаются на месте, а переводятся на уровень выше. Упражнение, когда все одновременно (хором) говорят о своих проблемах одному (службе качества, руководству)… с выводом о бесполезности решения большого количества проблем через руководителя – нужно вначале постараться решить их на своем уровне
В результате:
- Обозначить структуру трансверсального взаимодействия, основные зоны взаимодействия
- Знание о том, какие отделы участвуют во взаимодействии, какова роль каждого из них
- Понимание, к кому с какой проблемой для ее обсуждения и решения обращаться
- Изучить проблемное поле, сделать скрытое явным, что уже позволит значительно разрядить обстановку
Блок 3. Ответственность в кросс-функциональном взаимодействии. Понимание, что проблемы общие, каждый на своем месте должен их решать
- Дискуссия «Ответственность за решение проблем»
- Выводы про кросс-функциональные проблемы: все проблемы общие, и каждый в ответе за их решение, каждый их решает. Выход на понимание, что «если я ничего не сделаю, то ничего не произойдет»
- Переход-связка к следующей части – если мы все отвечаем за решение кросс-функциональных проблем, то нам нужно уметь совместно находить эти решения
В результате:
- Осознать, что все проблемы – общие, и каждый в ответе за их решение, каждый решает
- Принятие ответственность за решение проблем. Понимание, что не надо ждать решения от кого-то, обвинять кого-то, а нужно решать самому
- Повышение ответственности за свои обязательства
- Изменение установок. Установка: берем проблему в собственные руки и управляем процессом ее разрешения
Блок 4. Достижение договоренностей о сотрудничестве и компромиссе (совместном вкладе /совместном решении)
- Разогрев. Упражнение «Построиться по росту»
- Мини-лекция «Карта взаимодействия. Стратегии взаимодействия». Win-Win стратегия. Приоритет сотрудничества и компромисса
- Экспресс-диагностика: участники заполняют тест Томаса (стратегии поведения в конфликтной или сложной ситуации) (По Томасу-Килману - конфронтация, избегание, уступка, компромисс, сотрудничество)
- Мини-лекция «Компромисс: совместный вклад/совместное решение». Разбор ситуаций «Совместный вклад/совместное решение» (на примере рабочих ситуации и одной семейной ситуации). Техники нахождения компромиссов
- Заполнение таблиц - нахождение решений для предложенных участниками кейсов по формулам «Совместный вклад/совместное решение»
- Ролевая игра в парах – предложить найденные решения про совместный вклад в качестве предложений партнеру
- Переход-связка к следующей части – при подготовке ко встрече или собранию важно определить, в чем заключается проблема, и какие могут быть варианты решение
В результате:
- Показать пути и способы достижения договоренностей.
- Научиться видеть разные стратегии поведения при решении кросс-функциональных проблем.
- Осознавать свои стратегии в переговорах
Блок 5. Способы решения кросс-функциональных проблем. Алгоритм собрания по кросс-функциональной проблеме. Подготовка ко встрече или собранию
- Обзор возможных инструментов для решения кросс-функциональной проблемы
- Мини-лекция «Алгоритм и бланк для проведения собрания»
- Мини-лекция «Подготовка к собранию: анализ интересов участников собрания, подготовка стратегий и аргументов и способов воздействия для разных участников»
- Кейс «Подготовка ко встрече или собранию по кросс-функциональной проблеме». Заполнение бланка для проведения встречи/собрания. Участники готовятся к ролевым играм «Собрание по кросс-функциональной проблеме» и «Встреча по кросс-функциональной проблеме»
- Упражнение на отработку техник контроля и самоконтроля
В результате:
- Практическое освоение инструментов: проблема-решение-цель-выгода, проведение собрания, правила и техники контроля и самоконтроля
- Научиться исходить и ставить задачу из потребностей всех участников взаимодействия
Блок 6. Проведение встреч и собраний по кросс-функциональным задачам
- Ролевая игра «Собрание по кросс-функциональной проблеме» - отработка взаимодействия с участниками, ведущими себя согласно разным стратегиям
- Анализ ролевой игры «Собрание по кросс-функциональной проблеме», выводы про работу с партнерами при решении трансверсальных проблем
- Ролевая игра «Встреча по кросс-функциональной проблеме» - отработка взаимодействия с участниками, ведущими себя согласно разным стратегиям
В реузльтате:
- Навыки модераторства при решении кросс-функциональных проблем
- Понимание подходов к участникам с разными стратегиями
Блок 7. Контроль взаимодействия
Мини-лекция и затем ролевая игра, в которой участники научатся:
- Выбирать схему контроля в зависимости от типа задачи
- Подводить итоги, договариваться о этапах и форме контроля
- Осуществлять промежуточный и финальный контроль выполнения договоренностей партнеров
В результате:
- Владение инструментами контроля при кросс-функциональном взаимодействии.
- Практическое освоение инструментов: контроль, самоконтроль, планирование контроля
Блок 8. Что делать, если договоренности не выполняются
- Мини-лекция «Если договоренности не выполняются – ресурсы влияния. Техники влияния»
- Отработка алгоритма обратной связи (Факт-Следствие-Желаемый результат): демонстрация перед всеми, отработка в мини-группах
- Ролевая игра «Невыполненная договоренность»
В результате:
- Владение ресурсами влияния на коллег при кросс-функциональном взаимодействии
- Практическое освоение инструментов: обратная связь, изменение договоренностей
Блок 9. Техники профилактики конфликта, примирения и снятия напряжения
- Конфликт, фазы конфликта, на каких стадиях можно избежать конфликта
- Техники профилактики конфликта, примирения и снятия напряжения: фразы примирения и снятия напряжения, Я и Мы-высказывания, уважительная речь
В результате:
- Понимание динамики конфликта
- Навыки использования фраз примирения и снятия напряжения, Я и Мы-высказываний, уважительной речи, других техник
Блок 10. Программа Кросс-функционального взаимодействия дополняется модулями по коммуникации, командообразованию
Навыки уверенного и дружественного вербального и невербального поведения:
- Невербальная коммуникация
- Неформальное общение, комплименты, активное слушание, виды вопросов, коммуникативная модель перевода проблем в задачи
Создание команды
- Ценность команды, формирование корпоративной культуры, ориентированной на взаимопомощь и поддержку
- Создание атмосферы сплоченности, нацеленности на общий результат. Доброжелательность и поддержка
- Стадии развития команды
- Функции руководителя в зависимости от стадии развития команды
Коммуникация в команде:
- Моделирование каналов передачи информации: как не терять информацию, как получать быстрые ответы на запросы
- Позитивное мышление
- Разностороннее мышление
- Принятие решений в команде
- Слаженность взаимодействия
- Эффективная передача информации и бизнес-процессы
Роли в команде. Зоны ответственности:
- Распределение ролей и зон ответственности в команде, их пересечений.
- Бизнес-процессы и эффективное взаимодействие
- Роли в команде (по Белбину)
- Важность каждого в команде
В результате:
- Техники эффективной межличностной коммуникации и коммуникации в команде
- Важность каждого в команде
- Важность команды для эффективной работы
- Инструменты создания команды и командного взаимодействия
Завершение. Подведение итогов